アーカイブスペース｜firestorage ユーザーガイド

アーカイブスペースでできること

電子帳簿保存法に対応したアーカイブスペースでタイムスタンプの付与からデータの保存までこれひとつでできる

システム概要図

検索、CSV・ZIPでのデータ出力、タイムスタンプの一括検証

税務調査などの際に調査員の求めに応じて、ダウンロードや可視化できるようにしておく必要があります。
firestorageならファイル登録時の日付・金額・取引先や値を入れず検索しファイルの閲覧やデータをCSVやZIPにまとめてダウンロードもできるので安心！
また、タイムスタンプの一括検証も可能です。
タイムスタンプの一括検証をすることで該当のファイルにタイムスタンプを付与してから編集や改ざんがされていないかを確認することができます。

アーカイブスペースガイド

入力項目設定の使い方

アーカイブスペースで利用する入力項目を予め設定することができます

入力項目設定の設定【サンプル】

入力項目設定をクリックします

アーカイブスペースをサンプルで作成した後に入力項目もサンプルが作成されます

入力項目設定の設定【個別に設定する】

入力項目設定をクリックします

タイトルを入力し「作成」をクリックします

作成したタイトルをクリックします

項目名を入力して「追加」をクリックします

これでアーカイブスペースの入力に利用できる選択項目の作成ができました

入力項目設定の内容を後から修正する

設定を変更したい入力項目のタイトルをクリックします

入力項目の内容が表示されるので変更したい内容をクリックします

クリック後に変更できるようになるので修正内容を入れて設定をクリックします。

変更完了しました。

アーカイブスペースの使い方

アーカイブスペースの作成【まずはサンプルを使ってみる】

アーカイブスペースをクリックします

ようこそfirestorage アーカイブへの画面が表示されますので「アーカイブを利用する」をクリックしてください

次のページでサンプルのスペースが作成されていますのでクリックします

サンプルスペースの入力設定は電子帳簿保存法に対応できる「取引日/取引先サンプル/金額/ID」の入力規則で設定してあります。

まずはサンプルスペースを利用して、機能の概要を確認してください。

アーカイブスペースの作成【個別にスペースを作成する】

アーカイブスペースをクリックします

アーカイブスペース名を入力し「アーカイブスペースを作成」をクリックします

スペースにアップロードするファイルの入力項目を決めて「スペースの設定を決定する」をクリックします

※なお、スペースの設定は一度設定すると後から変更ができませんのでご注意ください

電子帳簿保存法に対応するには「取引先名」「取引日」「金額」を入力する項目を設定してください。
入力項目の上段は検索やCSVファイルのタイトルとして利用します。
入力項目の下段はファイル名に付与する値になります。
フォルダの入力項目は「入力項目設定」で設定できます。
※スペース内にアップロードするファイルは設定した入力項目を付与して保存されます。入力項目はスペースごとに設定できます。

フォルダー名を入力し「フォルダ作成」をクリックします

※標準フォルダーが自動的に作成されていますがタイトルを修正して利用することも可能です。

入力項目に担当者を設定

※あらかじめ担当者を設定しておくと、電磁的記録の保存担当者情報をプルダウンで設定できます

アーカイブスペースにファイルをアップロードする

先ほど作成したアーカイブスペース名をクリックします

タイトルをクリックします

「PDF/画像をアップロード可能」をクリックします

アップロードできる拡張子は下記です
・jpg
・png
・pdf
※アップロードは一度に20枚まで可能です

アップロードしたいファイルを添付します

あとで入力項目を入力する場合はこのまま「アップロード」をクリックしてアップロードすることも可能です。

未入力でアップロードすると下記のような内容でアップロードされます。

入力項目を入力する場合は入力項目を入力してアップロードをクリックしてください

アップロードが完了しました

アップロードしたファイルに後から内容を入力する

先ほど作成したアーカイブスペース名をクリックします

タイトルをクリックします

項目名をクリックしていきます

未選択の項目名をクリックします

項目名の階層はお客様が設定されている入力項目設定によって異なります。

ファイル名もしくは数字自動採番を設定している場合は自動採番をクリックします

詳細が表示されるので入力したい個所をクリックします

内容を入力して保存をクリックします

アーカイブスペースにメールからアップロードする

アーカイブスペース名をクリックします

タイトルの右横にあるをクリックします

メールアップロードのタブを選択し「メールアドレスを作成」をクリックします

※メールアドレスは10個まで作成可能です

作成してもよろしいですか？のポップアップが表示されるので作成するをクリックします

メールアドレスが発行されました

▼発行されたメールアドレスはこのような使い方ができます
・ファイルをアップロードしてほしいお相手にメールアドレスをお伝えしアップロードしてもらうと自動的にアーカイブスペースにファイルが自動的にアップロードされます。
・プリンターにメールアドレスを登録し見積書や領収書などをスキャンしてアップロードすることもできます。
※見積書や領収書等のファイルをアップロードしていもらうのに最適です。

アップロードしたファイルにタイムスタンプを付与する

スタンプを付与したい該当のフォルダーを開きアップロードした画像の右端にあるPDFのアイコンをクリックします。
※画像（jpg、png）はタイムスタンプを押すと自動的にPDFへ変換されます

タイムスタンプの付与が完了するとPDFのアイコンに赤い丸の印がつきます

アップロードしたファイルのタイムスタンプ情報を確認する

タイムスタンプの情報は下記より確認いただけます●をクリックします。

ファイル詳細画面からも確認いただけます

アーカイブスペースにアップロードしたファイルを削除する

削除したデータを確認するには

削除したい該当のフォルダまで進みゴミ箱をクリックするとゴミ箱に移動ができます。
※データはゴミ箱に移動されるだけで完全には削除できません。

電子帳簿保存法に対応するには訂正削除ができないシステムにてデータを保管する必要があります。
firestorageであれば訂正削除ができないシステムで画像、PDFであれば何でも保存することができるので安心です。

削除したデータを復元するには

画像を復元したい該当のフォルダーまで進みゴミ箱をクリックします

戻すをクリックすると元のフォルダーへファイルが復元できます。

元のフォルダーにファイルが復元されました。

アーカイブスペースのデータをCSVに出力する

アーカイブスペースのスペースごとにCSVに出力するには

データを出力したいアーカイブスペース名の右横にある「CSVダウンロード」をクリックします

CSVの出力が完了するとスペースにダウンロード用のCSVが表示されるのでクリックします

CSVをダウンロードすると内容が確認できます

▼出力されるデータの種類は下記です

ファイル名

検証結果

失敗理由

日付

金額

アップロード時刻

タイムスタンプ有効期限

タイムスタンプシリアル番号

タイムスタンプ局

タイムスタンプポリシー

タイムスタンプバージョン

アーカイブスペースのデータをZIPにまとめて出力する

アーカイブスペースのタイトルごとにZIPにまとめて出力するには

データを出力したいアーカイブスペース名の右横にある「一括ダウンロード」をクリックします

ZIPでまとめて出力が完了するとスペースにダウンロード用のZIPが表示されるのでクリックします

ZIPにまとめてダウンロードできました

アーカイブスペースのデータを検索する

検索したいファイルが入っている該当のスペースをクリックします

該当のフォルダーが入っているスペースまで進み検索をクリックします。

スペースに設定した入力項目で検索をかけることができます。（例）取引日/取引先/金額/ID等

検索したい内容を検索ボックスに入力して検索を押してください

検索条件にヒットしたファイルが画面（ディスプレイ）に表示されます。CSVファイルとして、ダウンロードすることもできます。
※ダウンロードURLを付与させたいときは検索結果をCSVファイルにするとダウンロードURLを発行することができます。
※入力項目を入力せずに、検索すると全てのデータが表示されます。
※ゴミ箱にチェックを付けて検索するとゴミ箱に移動したファイルを確認することができます。

値を入れずに検索すると検索している場所に保存されているデータが一覧で表示されます。

「画面表示」にチェックを入れて「検索」をクリックします。
データの内容はPDFアイコンをクリックするとプレビューで確認できます。

アーカイブスペースのデータを検証する【スペース・ファイルから検索】

検索したいファイルが入っている該当のスペースをクリックします

該当のフォルダーまで進み検索をクリックします

タイムスタンプ検証にチェックを入れます
そのまま値を入れずに検索、入力項目設定した内容を入力し検索をクリックします

タイムスタンプの検証結果はスペースにCSVデータとして作成されますのでクリックしてください

検索結果が表示されました。

▼検証結果として表示される内容は下記です